Vereinsinterne Kommunikation leicht gemacht!Weniger Aufwand, mehr Zeit für das Wesentliche!Garantie für Übersicht und Sicherheit!

 

Kurzbeschreibung Vereinsverwaltung

1. Basiswerte

Bei den Basisdaten System definieren Sie die Grunddaten für Ihren Verein. Sie erfassen die Daten von Ihrem Verein, die Anwender mit Zugriffsrechten und die erforderlichen Nummernkreise für Mitglieder und Lieferanten.

Bei den Basisdaten Mitglieder definieren Sie einmalig die Grunddaten für Mitglieder. Sie erfassen hier die Mitgliedsarten (z.B. aktives Mitglied) , Sparten (z.B. Bowling), Aufgabenbereiche, Anreden, usw.

Bei den Basisdaten Finanzen definieren Sie die Grunddaten für den Finanzbereich. Sie erfassen Ihre Konten, Nummernkreise, Mitgliedsbeiträge,  Einnahmengruppen, Ausgabengruppen, Kostenstellen und die Einteilung für die Steuererklärung, usw.

Bei den sonstige Basisdaten definieren Sie die Einteilung vom Terminkalender, die einzelnen Projekte (z.B. Dorffest, Kirchweih, Weihnachtsfeier, usw.), die Grunddaten für Arbeitsdienste, Kontakte und Werbepartner.

2. Mitglieder-Verwaltung

Für die Erfassung der Mitgliederdaten sind mehrere Bildschirmmasken vorgesehen. Die meisten Eingabefelder erklären sich von selbst. Eingabefelder mit einem „Pfeil nach unten“ sind sogenannte Auswahlfelder. Hier können Sie nun die bei den „Basisdaten für Mitglieder“ hinterlegten Daten auswählen.

Auf der zweiten Seite werden Aufnahmegebühr, Mitgliedsbeiträge, Arbeitsdienste, Bankverbindung und Zahlungsweise erfasst. Sollten die Beitragsvarianten nicht ausreichen, stehen noch zusätzliche fünf Beitragsvarianten zur Verfügung.

Auf der dritten Seite können noch individuelle Zuordnungen für jeder Mitglied ausgewählt werden. Sollte das Mitglied austreten, stehen Austrittsdatum und Austrittsgrund zur Verfügung. Der wichtigste Teil hier ist die Vereinshistorie vom Mitglied. Somit ist für jeden sofort ersichtlich, welche Aufgaben das Mitglied übernommen hat. Welche Ehrungen bereits stattgefunden haben. Welche Ausbildungen das Mitglied abgelegt hat. Die Historie ist gleichzeitig Basis für Ehrungen und  wesentlicher Bestandteil für die Chronik.

  • Zuordnung von Dokumenten und Schriftverkehr
  • umfangreiche Spezialsuchen für Mitglieder
  • Abweichende Adresse Zuordnung von Dokumenten und Schriftverkehr
  • Zusatzinformationen für Mitglied
  • Zuordnung Hauptmitglied
  • Statistik über Abrechnungen (Beiträge, Arbeitseinsätze, usw.)

3. Finanzbereich

3.1. Verbuchung

Für den Verein können mehrere Konten angelegt werden. Da die Steuererklärungen pro Kalenderjahr abgegeben werden, erfolgt auch der Jahresabschluss zum 31.12. Um „lästige“ Jahresabschlüsse zu vermeiden, stehen sogenannte „Jahreskonten“ zur Verfügung. 

Sie buchen während des Jahres 2011 Ihre Geschäftsvorfälle über das Girokonto. Das Jahr 2011 endet mit der letzten Buchung bzw. mit dem Kontoauszug zum 31.12. Für das Jahr 2012 legen Sie nun fürs Girokonto ein neues Jahreskonto an. Der Anfangskontostand per 1.1.2012 ist der Kontostand per 31.12.2011. Somit ist der Jahreswechsel vollzogen. Dies hat folgende Vorteile:

  • kein komplizierter Jahresabschluss
  • sämtliche Buchungen der vergangenen Jahre im Online-Zugriff
  • sämtliche Auswertungen für vergangene Jahre stehen zur Verfügung
  • keine Probleme beim Wechsel des Kassiers
  • Beiblätter für Steuererklärung stehen per Mausklick zur Verfügung
  • Buchungen können komplett nach Jahren archiviert werden

Gebucht wird pro Konto. Jede Buchung erhält automatisch eine fortlaufende Buchungsnummer. Eine Buchung kann jederzeit geändert werden. Eine Buchung kann nicht gelöscht sondern nur per Gegenbuchung storniert werden. Somit sind die Mindestanforderungen für eine Buchhaltung erfüllt.

In der Regel kann man davon ausgehen, das der Kassier für den Verein kein ausgebildeter Buchhalter ist. Somit ist es viel wichtiger, dass die Verbuchung sehr einfach und für jeden nachvollziehbar ist.

Der wichtigste Teil bei der Verbuchung sind die Zuordnungen. Sie können einer Buchung Kostenstelle, Ausgabengruppe oder Einnahmengruppe zuordnen. Die Steuererklärung ordnen Sie ebenfalls gleich bei der Buchung zu. Weiterhin können Sie ein Mitglied oder einen Lieferanten zuordnen. Die Buchungen werden dann beim Mitglied oder beim Lieferanten angezeigt.

Die Zuordnungen bei der Buchung sind zwar etwas aufwendig. Dafür stehen aber alle wichtigen Auswertungen, die Sie für Vorstandssitzungen, Projektabrechnungen (z.B. Dorffest, Weihnachtsfeier), Mitgliederversammlung oder für die Steuererklärung benötigen, per Mausklick zur Verfügung. Somit lohnt sich auch der geringe Mehraufwand bei der Buchung.

3.2. Abrechnung Mitgliedsbeiträge

Die Abrechnung der Mitgliedsbeiträge kann je nach vorgegebenen Intervall jährlich, halbjährlich, vierteljährlich oder monatlich erfolgen. Abgerechnet werden Mitgliedsbeiträge, individuelle Beiträge und bis zu sechs sonstige Beiträge. Abbuchungen und/oder Rechnungen können beliebig kombiniert werden. Für die Ergebnisse der Abrechnung stehen umfangreiche Auswertungen zur Verfügung. 

Für Abbucher wird per Mausklick ein Datenträger generiert. Erstellt wird eine DTAUS-Datei, die anschließend an Ihre Bankensoftware übertragen werden kann.

Rechnungen können für Überweiser und/oder Abbucher erstellt werden.  Im Rahmen der Verbuchung werden die Abbuchungen in einer Summe auf das jeweilige Konto gebucht. Rechnungen für Barzahler und Überweiser gehen in die offenen Posten. Pro Mitglied wird abschließend noch ein Statistiksatz über die Abrechnung erstellt und beim Mitglied gespeichert.

Für die Abrechnung von neuen Mitgliedern werden anhand vom Eintrittsdatum die jeweiligen Mitglieder automatisch angezeigt und mit den Mitgliedsbeiträgen aus der Mitgliederverwaltung verknüpft. Die Aufnahmegebühr und die Mitgliedsbeiträge können dann beliebig angepasst werden. Somit kann bei der Erstberechnung auch der genaue Eintrittstermin berücksichtigt werden. Der weitere Ablauf ist identisch mit der Abrechnung der regulären Mitglieder.

3.3. Rechnungsschreibung

Hier können für Mitglieder individuelle Rechnungen (Einzelrechnungen) erstellt werden. Wird die gleiche Rechnung an mehrere Mitglieder gestellt, kann eine sogenannte Sammelrechnung generiert werden. Für die Ergebnisse der Fakturierung stehen umfangreiche Auswertungen zur Verfügung.

Im Rahmen der Verbuchung werden Rechnungen für Barzahler und Überweiser automatisch in die offenen Posten überspielt. Pro Mitglied wird abschließend noch ein Statistiksatz über die Rechnung erstellt und beim Mitglied gespeichert.

3.4. Offene Posten

Rechnungen für Überweiser und Barzahler werden bei den offenen Posten gespeichert. Somit kann die Bezahlung nicht vergessen werden. Erfolgt ein Zahlungseingang wird der offene Posten aufgerufen und die automatische Verbuchung aktiviert. Nach der Verbuchung wird der offene Posten in die Statistik für Mitglieder übernommen und automatisch gelöscht.

3.5. Finanzplan

Hier kann für den gesamten Verein, für einzelne Sparten oder für einzelne Veranstaltungen ein Finanzplan erstellt werden. Beim Aufbau legen Sie fest, welche Positionen bei der Einnahmen- und Ausgabenseite angezeigt werden. Die Sollwerte werden erfasst. Anschließend ordnen Sie jeder Position die Einnahmen- und Ausgabengruppen zu. Über die Verbuchungen erfolgt dann ein automatischer Soll-/Istvergleich.

3.6. Einspielen Kontoauszüge

Sie wählen Ihre CSV-Datei aus und starten die Übernahme. Die eingespielten Kontoauszüge werden in einen Zwischenbereich übernommen. Den Zwischenbereich arbeiten Sie dann schrittweise ab. Momentan sind die Sparkassen integriert. Wenn Sie von einer anderen Bank betreut werden, passen wir die Schnittstelle entsprechend an. Diese Anpassung ist natürlich kostenlos.

3.7. Weitere Funktionen Finanzbereich

  • Wichtige Dokumente für Finanzbereich können hinterlegt werden
  • Speicherung der abgegebenen Steuererklärungen mit Anlagen

4. Lieferanten und Einkauf

Hier werden die Lieferanten vom Verein erfasst. Die entsprechenden Eingabefelder erklären sich von selbst. Über den Link „Umsätze Lieferant“ werden die bisher realisierten Umsätze mit dem Lieferanten angezeigt. Die Zuordnung der Lieferantenumsätze erfolgt automatisch über die Buchungen vom Kassier. 

Wichtige Dokumente kann sich der Einkauf direkt im Programm hinterlegen. PDF-Dateien, eingescannte Dokumente, Graphiken, Textverarbeitung oder Tabellenkalkulationen können hier hinterlegt werden. Weiterhin können Informationen mit Hilfe einer Textverarbeitung individuell erfasst werden. Somit sind die wichtigen Informationen vom Einkauf per Mausklick abrufbar.

5. Werbepartner

Hier erfassen Sie Ihre Werbepartner bzw. Sponsoren. Über Positionen können Sie die einzelnen Werbepositionen bzw. Artikel hinterlegen, die im Rahmen der Werbekunden-Abrechnung (z.B. Abrechnung Anzeigen oder Bandenwerbung) abgerechnet werden. Über den Punkt Statistik haben Sie Zugriff auf die bisherigen Abrechnungen.

6. Kontakte

Hier erfassen Sie sämtliche Adressen, die nicht den Lieferanten oder Werbepartner zuzuordnen sind. Beispiele:

  • Ehrengäste für Jahreshauptversammlung
  • Politiker
  • Journalisten
  • Interessenten Mitgliedschaft
  • Helfer (Nichtmitglieder)
  • Verbandsfunktionäre

7. Aktionen

Im Programmteil Aktionen werden Vorstandsbereich, Jugendbereich, Projekte (z.B. Dorffest, usw.) und die Arbeitsdienste abgewickelt. In der Regel teilen sich die obigen Verantwortungsbereiche auf mehrere Vereinsmitglieder auf. Somit arbeiten unterschiedliche Personen parallel nebeneinander. Erfahrungsgemäß beginnen somit auch die Probleme und der Arbeitsaufwand. Unstimmigkeiten wird es zwar nach dem Einsatz der Vereinsverwaltung immer noch geben, aber vermeidbare Probleme wie

  • Kommunikation zwischen der Verantwortlichen
  • Anzahl der Sitzungen
  • Abstimmung von Terminen
  • Information über aktuellen Stand von Projekten
  • Arbeitseinteilung
  • wichtige Abrechnungen
  • Informationen für Mitglieder

auf ein Minimum reduziert. Sie haben somit mehr Zeit für das Wesentliche.

7.1. Vorstandsbereich

Im ersten Schritt werden die Vorstandssitzungen festgelegt. Jedes Vorstandsmitglied kann seine gewünschten Besprechungspunkte ergänzen. Vor der Sitzung druckt sich jeder die Besprechungspunkte aus.

Nach der Sitzung werden hier eventuelle neue Besprechungspunkte ergänzt. Der Schriftführer ergänzt die eingetragene Vorstandssitzung um sein Sitzungsprotokoll. Somit sind sämtliche Vorstandssitzungen im „Online-Zugriff“ und jedes Vorstandsmitglied kann die Besprechungspunkte und das Protokoll nachlesen.

Im zentralen Terminkalender werden sämtliche Termine (Sitzungen, Feste, Ausbildungen, usw.) eingetragen. Der zentrale Terminkalender steht auch den Mitgliedern zur Verfügung. Weiterhin kann der Terminkalender als Basis für die Vereinschronik verwendet werden. Für den Ausdruck stehen unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Wichtige Dokumente kann sich der Vorstand direkt im Programm hinterlegen. PDF-Dateien, eingescannte Dokumente, Graphiken, Textverarbeitung und Tabellenkalkulationen können hier hinterlegt bzw. zugeordnet werden. Weiterhin können Inforamtionen mit Hilfe einer Textverarbeitung individuell erfasst werden. Somit sind sämtliche wichtigen Informationen für die Vorstandsmitglieder per Mauklick abrufbar. Spezielle Informationen für Mitglieder können hier ebenfalls hinterlegt werden.

7.2. Jugendbereich

Für den Jugendbereich im Verein stehen die gleichen Programme, wie für den Vorstandsbereich, zur Verfügung. Der Verantwortliche für Jugendarbeit bzw. der Jugendwart kann Sitzungen erfassen, wichtige Dokumente für sich und für die Jugendlichen hinterlegen. Weiterhin besteht Zugriff auf den zentralen Terminkalender

7.3. Veranstaltungen / Projekte

Unter Projekte verstehen wir z.B. Dorffest, Kirchweih, Weihnachtsfeier, Umbau Vereinsheim, Ausflüge, einzelne Sparten, usw. 

Im ersten Schritt wird der Projektleiter erfasst. Im zweiten Schritt die Teilnehmer der Projektgruppe oder bei dauerhaften Einrichtungen z.B. Wandergruppe oder Lauftreff die teilnehmenden Mitglieder. Somit sind alle Daten für die Kommunikation (E-Mail oder Serienbrief) zwischen den Projektteilnehmern hinterlegt.

Im nächsten Schrittwerden Termine und Inhalte von Projektsitzungen erfasst. Der Projektleiter kann weiterhin zu jeder Sitzung sein Sitzungsprotokoll hinterlegen. Weiterhin besteht Zugriff auf den zentralen Terminkalender. Über den nachfolgenden Programmteil können wichtige Dokumente für das Projekt hinterlegt werden.

Ein kurzes Beispiel anhand dem Projekt Kirchweih 2008.

Zu Beginn der Planungsphase können Festabläufe, Programme, gesetzliche Bestimmungen, Arbeitseinteilungen und vor allem das verabschiedete Kostenbudget hinterlegt werden.

Nach Abschluss des Festes wird der mengenmäßige Einkauf (z.B. Bier, Schnaps, Bratwürste, Käse, Plakate, Flyer, Kleinteile), die verbleibenden Restbestände, die tatsächlichen Kosten (Abrechnung Kassier über Kostenstelle) und die endgültige Arbeitseinteilung hinterlegt.

Somit ist z.B. die Kirchweih 2009 kein Problem mehr. Die Einkaufsmengen und Restbestände sind bekannt. Ebenfalls liegen die Kosten und die Arbeitseinteilung vor.

Während der Planungsphase sind sämtliche Verantwortlichen – unabhängig ob diese in der Projektgruppe sind oder nicht – per Mausklick auf dem aktuellsten Stand.

Selbst wenn sich die komplette Projektgruppe ändert, ist die Planung der Kirchweih für die „Neuen“ problemlos.

Um die Planung von Veranstaltungen bzw. Projekten abzurunden, steht noch ein Programm für die Arbeitseinteilungen zur Verfügung. Pro Projekt bzw. Veranstaltungen werden bei der Arbeitseinteilung Datum, Uhrzeit von/bis, Tätigkeit,  Name des ausführenden Mitgliedes und eine Kurzbeschreibung erfasst. Die endgültige Arbeitseinteilung kann natürlich für Besprechungen auch gedruckt werden.

7.4. Planung und Abrechnung von Arbeitseinsätzen

Bei Veranstaltungen bzw. Projekten sind wir bereits auf die Arbeitseinteilung eingegangen. Damit die Arbeitseinteilung für eine Veranstaltung hinterlegt werden kann, müssen natürlich die „Arbeitswilligen“ vorher ermittelt und anschließend erfasst werden. Dies erfolgt im Programmpunkt „Planung von Arbeitsdiensten“. Im ersten Schritt wird definiert, was der Verein für die Durchführung  seiner Aktivitäten „so alles“ benötigt. Die Erfassung erfolgt einmalig unter den sonstigen Basisdaten.

Nachdem die Arbeitsgebiete und die einzelnen Tätigkeiten festgelegt sind, kann mit der Zuordnung begonnen werden.  Sinn und Zweck dieser Aktion ist, die Planung von Arbeitsdiensten erheblich zu vereinfachen. Hierzu haben wir z.B. in unserem Verein anhand der obigen Daten einen Fragebogen entwickelt und an die Mitglieder teilweise persönlich verteilt. Man glaubt es kaum, aber die Reaktionen waren beachtlich. Jeder war auf einmal bereit zu helfen.

Somit kann nun jedem Mitglied zugeordnet werden, welche Geräte er dem Verein zur Verfügung stellt und welche Arbeiten das Mitglied übernehmen will.

Weiterhin stehen umfangreiche Suchfunktionen nach Mitgliedern (Was macht das Mitglied?) und nach einzelnen Tätigkeiten (Wer will als Bedienung oder beim Aufbau helfen? – Wer hat einen Rasenmäher?). Da bei der Suche die Namen der Mitglieder, Telefon, Handy und E-Mail-Adresse gleich angezeigt werden, ist der Zeitaufwand für die Planung von Arbeitsdiensten auf ein Minimum reduziert. Für die Organisation von Helferessen oder für Auszeichnungen können die geleisteten Arbeitsdienste natürlich auch ausgedruckt werden.

Die Abrechnung von Arbeitsdiensten ist vom Umfang her gleich aufgebaut wie die Abrechnung von Mitgliedsbeiträgen. Die Abrechnung wird erstellt, umfangreiche Auswertungen stehen zur Verfügung, Datenträger wird erstellt, Rechnungen können gedruckt werden. Zum Schluss finden die automatischen Verbuchungsroutinen statt.  

Als Abrechnungen stehen zwei Varianten zur Verfügung.

Abrechnung nach Stunden --> Hier werden die bei den Mitgliedern hinterlegten Sollstunden mit den tatsächlich geleisteten Stunden abgerechnet.

Abrechnung Pauschal --> Hier werden die bei den Mitgliedern hinterlegten Pauschalstunden abgerechnet.

8. Auswertungen

Für Vorstandssitzungen, Projektbesprechungen, Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung stehen umfangreiche Auswertungen zur Verfügung.

Auswertungen für Vorstand

  • Jahresterminkalender
  • Terminkalender nach Veranstaltungen
  • Teilnehmerliste Jahreshauptversammlung
  • Konten- und Beitragszusammenstellung (Liste und EXCEL)
  • Zusammensellung Ehrungen aktuelles Jahr

Auswertungen für Mitglieder

  • Adressenliste
  • Telefonliste
  • Geburtstagsliste mit Altersberechnung
  • Zusammenstellung EMail-Adressen
  • Mitglieder nach Ein- und Austrittsdatum
  • Hochzeitsliste
  • Mitgliederausweise
  • diverse Übernahmen in EXCEL

Auswertungen für Finanzen

  • Kassenbericht
  • Buchungsprotokoll für Revisoren
  • Analyse nach Einnahmen- und Ausgabengruppen                                 
  • Analyse nach Kostenstellen
  • Steuererklärung

9. Kommunikation (EMail und Serienbriefe)

EMails können an Mitglieder, Lieferanten, Werbepartner und Kontakte gesendet werden.

Im ersten Schritt wählt man die Empfänger aus. Im zweiten Schritt wird nun der EMail-Text erfasst. Rechts neben der Texterfassung werden nochmals die ausgewählten Empfänger angezeigt. Somit kann auch niemand vergessen werden. Nach der Texterfassung klickt man auf „Senden“ und die EMails werden Schritt für Schritt verschickt.

Jedes EMail wird archiviert. Löschen kann das archivierte EMail nur der Verfasser.

Die Arbeitsabläufe bei der Erstellung von Serienbriefen sind identisch. Somit wird hier auf die Beschreibung verzichtet. Für Serien- oder Einzelbriefe kann der Vereinsbriefbogen integriert werden.

10. Archiv

Um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu erfüllen und dem Chronisten die Arbeit etwas zu vereinfachen, können die Datenbestände archiviert werden. Archiviert werden

  • Mitglieder
  • Verbuchungen
  • Terminkalender
  • Hinterlegte Dokumente
  • Projekte und Veranstaltungen
  • Arbeitsdienstabrechnung
Verschlüsselte Übertragung